Informacja o zasadach przetwarzania danych osobowych Podopiecznego Fundacji, Osoby w trudnej sytuacji życiowej oraz ich opiekunów przez Fundację Siepomaga
 

W Fundacji Siepomaga (dalej też jako “Fundacja”) przywiązujemy szczególną wagę do ochrony danych osobowych. Niniejsza informacja dedykowana jest Podopiecznym Fundacji oraz Osobom w trudnej sytuacji życiowej, które ubiegają się o przyjęcie w poczet Podopiecznych Fundacji, a także ich opiekunom (przedstawicielom). Dowiesz się z niej, m.in. jak i po co przetwarzamy Twoje dane osobowe.

Tam, gdzie posługujemy się pojęciem pisanym dużą literą, jest ono zdefiniowane w Regulaminie udzielania świadczeń pomocy społecznej przez Fundację Siepomaga lub w Regulaminie Siepomaga.pl.

Zajrzyj do Polityki prywatności Siepomaga.pl dostępnej pod linkiem: https://www.siepomaga.pl/polityka-prywatnosci. Znajdziesz tam między innymi informacje dotyczące Fundacji Siepomaga jako administratora danych osobowych, jej Inspektora ochrony danych, a także informacje o przysługujących Ci uprawnieniach w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych.

1. CELE I PODSTAWY PRZETWARZANIA

1.1. CEL: WERYFIKACJA ZGŁOSZEŃ O UDZIELENIE PRZEZ FUNDACJĘ SIEPOMAGA POMOCY; ZAWIERANIE POROZUMIEŃ; TWORZENIE I PROWADZENIE KONT POTRZEBUJĄCYCH W SIEPOMAGA.PL

Przesłanie nam zgłoszenia (wniosku) przez Ciebie jako Osobę w trudnej sytuacji życiowej / członka Najbliższej rodziny zmarłego Podopiecznego lub jako opiekuna (przedstawiciela) takiej osoby, wiąże się z przetwarzaniem przez nas danych osobowych, w tym danych osobowych dotyczących zdrowia Osoby w trudnej sytuacji życiowej. Musimy zweryfikować otrzymane zgłoszenie, a także Twoją tożsamość, aby w kolejnych krokach móc zawrzeć z Osobą w trudnej sytuacji życiowej lub z członkiem Najbliższej rodziny zmarłego Podopiecznego Porozumienie i prawidłowo je realizować. Przesłanie zgłoszenia wiąże się z rejestracją Konta Potrzebującego w Siepomaga.pl.

Kategorie osób, których dane przetwarzamy:

Osoby w trudnej sytuacji życiowej - osoby fizyczne, których dotyczą wnioski o udzielenie pomocy (po zakwalifikowaniu takiej osoby do objęcia Pomocą i zawarciu z nią Porozumienia staje się ona Podopiecznym Fundacji);

Podopieczni (zwani dalej także “Potrzebującymi”) Fundacji, w tym Podopieczni będący członkami Najbliższej rodziny zmarłego Podopiecznego;

Opiekunowie (przedstawiciele), dalej zwani również jako “reprezentanci” - osoby fizyczne działające w imieniu lub na rzecz Podopiecznych Fundacji lub Osób w trudnej sytuacji życiowej, w szczególności pełnomocnicy, przedstawiciele ustawowi.

Podstawy prawne przetwarzania danych:

• wyraźna zgoda (art. 9 ust. 2 lit. a RODO) w odniesieniu do danych osobowych dotyczących zdrowia Osoby w trudnej sytuacji życiowej / Podopiecznego Fundacji, w związku z działaniami podejmowanymi przez zawarciem Porozumienia i następczo w związku z jego realizacją,
• podjęcie działań przed zawarciem Porozumienia, a następnie zawarcie i wykonanie Porozumienia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) w odniesieniu do danych osobowych dotyczących Osób w trudnej sytuacji życiowej / Potrzebujących, w szczególności wizerunku, o ile nie znajduje zastosowania inna podstawa przetwarzania. Ponadto w niektórych przypadkach na tej podstawie mogą być przetwarzane dane osobowe opiekunów (przedstawicieli), takie jak wizerunek, dane osobowe dotyczące sytuacji życiowej lub inne dane, np. identyfikujące, a zawarte w przekazywanych Fundacji przez te osoby opisach sytuacji lub dokumentach, zdjęciach, materiałach wideo lub przekazywane w inny sposób, w szczególności jeśli te osoby są członkami najbliższej rodziny Osoby w trudnej sytuacji życiowej / Potrzebującego,
• prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO):
  • przetwarzanie danych osobowych występującego w sprawie opiekuna (przedstawiciela), w celu podjęcia działań przed zawarciem Porozumienia, a następnie do wykonania Porozumienia, a także w razie potrzeby podjęcia działań w celu ochrony żywotnych interesów osoby, za którą ten reprezentant występuje;
  • w przypadku śmierci Podopiecznego, w sytuacji w której Fundacja następczo zawarła Porozumienie z członkiem najbliższej rodziny tego zmarłego Podopiecznego, dalsze przetwarzanie danych osobowych powiązanych z tym zmarłym Podopiecznym, w tym dane osobowe jego reprezentanta oraz ewentualnie osób trzecich (np. członków rodziny, których dane ujęte zostały w opisie sytuacji życiowej), z uwagi na prawnie uzasadniony interes polegający na potrzebie udokumentowania okoliczności przejścia środków zebranych na rzecz zmarłego Podopiecznego na członka jego najbliższej rodziny. W tej sytuacji przetwarzane są także dane dot. zdrowia zmarłego Podopiecznego;
  • nadawanie i przetwarzanie systemowych identyfikatorów (ID Zbiórki, ID Potrzebującego, ID porozumienia, ID faktury itd.) w związku z potrzebą wewnętrznej organizacji zbiorów danych;
• ochrona żywotnych interesów, tj. zdrowia lub życia (art. 6 ust. 1 lit. d RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. c RODO) - przetwarzanie danych zwykłych oraz danych dotyczących zdrowia Osoby w trudnej sytuacji życiowej / Podopiecznego, w przypadku, w którym osoba ta jest niezdolna do udzielenia pełnomocnictwa do reprezentowania jej przed Fundacją, w tym do zawarcia Porozumienia w jej imieniu, wyrażenia/ złożenia stosownych zgód i oświadczeń, a stan jej zdrowia lub sytuacja życiowa wymagają podjęcia niezwłocznych działań mających na celu udzielenie jej Pomocy, w tym zorganizowanie charytatywnej Zbiórki.

Okres przetwarzania, w tym przechowywania danych:

• Dane osobowe Podopiecznego, a także jego reprezentanta, zebrane w ramach rejestracji Konta Potrzebującego w toku wnioskowania o zakwalifikowanie do Pomocy, weryfikacji wniosku o Pomoc, zawierania Porozumienia oraz w toku jego obowiązywania oraz dane dot. Konta w Portalu (w tym dane dot. aktywności użytkownika na Portalu) i nadane identyfikatory, są przechowywane przez okres obowiązywania Porozumienia, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń [co do zasady 6 pełnych lat kalendarzowych od dnia wykonania, rozwiązania lub wygaśnięcia Porozumienia]. Równolegle dane osobowe dot. zdrowia Podopiecznych Fundacji przetwarzane na podstawie zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO) są przetwarzane w celach, na jakie zgoda została wyrażona, do czasu wycofania zgody, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z Porozumienia (6 pełnych lat kalendarzowych od dnia jego wykonania, rozwiązania lub wygaśnięcia).
  Ponadto jeżeli pomoc społeczna została udzielona, dane osobowe objęte dokumentami niezbędnymi do wykazania udzielenia Pomocy są przechowywane przez okres wymagany przepisami ustawy o rachunkowości oraz prawa podatkowego (co do zasady 5 pełnych lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku) – zob. pkt 1.4. poniżej.
  
  Dane osobowe zwykłe przetwarzane na podstawie zgód udzielonych Fundacji (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) są przetwarzane w celach, na jakie zgoda została wyrażona do czasu wycofania zgody, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń: co do zasady 6 pełnych lat kalendarzowych liczonych od dnia wycofania zgody - w odniesieniu do danych osobowych zawartych w odrębnych plikach, np. wizerunek w postaci pliku ze zdjęciem/nagraniem. Dane osobowe w pozostałym zakresie (np. dane osobowe członków rodziny Podopiecznych zawarte opisach Zbiórek) są przetwarzane do czasu wycofania zgody, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z Porozumienia, z którym dane te są powiązane (co do zasady 6 pełnych lat kalendarzowych od dnia wykonania, rozwiązania lub wygaśnięcia tej umowy).
  
  W przypadku śmierci Podopiecznego, w sytuacji w której Fundacja następczo zawarła Porozumienie z członkiem najbliższej rodziny tego zmarłego Podopiecznego, okresy przetwarzania danych zasadniczo ulegają wydłużeniu o okres obowiązywania Porozumienia zawartego z tym członkiem rodziny, a następnie o okres przedawnienia roszczeń [co do zasady 6 pełnych lat kalendarzowych od dnia wykonania, rozwiązania lub wygaśnięcia tego Porozumienia].
• Wyjątkowo jednak, w przypadku rezygnacji z Porozumienia przez Podopiecznego, w tym np. zgłoszenia żądania usunięcia Konta Potrzebującego, w sytuacji, w której na rachunek Fundacji nie wpłynęła jeszcze jakakolwiek wpłata powiązana z Podopiecznym, wówczas dane osobowe Podopiecznego/ jego reprezentanta przechowywane są przez okres obowiązywania Porozumienia, a następnie przez 6 pełnych miesięcy kalendarzowych od dnia rozwiązania Porozumienia.
• W przypadku niezakwalifikowania Osoby w trudnej sytuacji życiowej do Pomocy lub jej rezygnacji z wnioskowania o zakwalifikowanie do Pomocy przed zawarciem Porozumienia z Fundacją (np. wskutek nieuzupełnienia braków wniosku), dane osobowe tej Osoby są przechowywane przez okres 6 pełnych miesięcy kalendarzowych od zaistnienia jednej z ww. okoliczności. To samo dotyczy danych osobowych opiekuna (przedstawiciela), jeżeli występował on w sprawie. Jeżeli złożysz odwołanie od decyzji Fundacji, jednak nie zostanie ono uwzględnione przez Fundację, wówczas dane osobowe przetwarzane będą przez okres przedawnienia roszczeń, tj. 6 pełnych lat kalendarzowych liczonych od zakończenia procedury odwoławczej.

Niemniej dane osobowe przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu mogą być przetwarzane we wskazanym celu krócej, tj. w razie uwzględnienia przez Fundację wniesionego sprzeciwu.

1.2. CEL: TWORZENIE, PUBLIKOWANIE W SIEPOMAGA.PL I AKTUALIZOWANIE OPISÓW ZBIÓREK.

Realizacja zawartego Porozumienia najczęściej wiąże się z uruchomieniem charytatywnej Zbiórki na portalu Siepomaga.pl. Aby tego dokonać, konieczne jest zredagowanie opisu Zbiórki (do czego potrzebny może być np. kontakt z Podopiecznym lub jego opiekunem), oraz upublicznienie informacji o sytuacji życiowej Podopiecznego, a niekiedy również jego rodziny. Zbiórki opublikowane w portalu Siepomaga.pl zawierają również materiały zdjęciowe lub wideo z wizerunkiem Podopiecznego,  a czasem także członków jego rodziny.

Kategorie osób, których dane przetwarzamy:

Podopieczni Fundacji,

Opiekunowie (przedstawiciele).

Podstawy prawne przetwarzania danych:

• zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO i art. 6 ust. 1 lit. a RODO) w odniesieniu do danych osobowych dotyczących zdrowia Podopiecznego Fundacji i do wizerunku oraz do zwykłych danych osobowych opiekunów (przedstawicieli), np. dotyczących ich sytuacji życiowej, w tym także obejmujące zgody na wykorzystywanie tych danych do informowania opinii publicznej o działalności statutowej Fundacji, w tym o rezultatach Zbiórek prowadzonych w Portalu np. już po rozwiązaniu Porozumienia (dane objęte treścią Zbiórki i jej aktualizacjami);
• wykonanie Porozumienia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO):
  • informowanie opinii publicznej o działalności statutowej Fundacji, w tym o rezultatach Zbiórek prowadzonych w Portalu (dane objęte treścią Zbiórki i jej aktualizacjami) - podstawa ta znajduje zastosowanie w zakresie nieobjętym udzielonymi zgodami;
  • kontakt Fundacji z reprezentantem Potrzebującego w związku z wykonywaniem Porozumienia - w odniesieniu do danych reprezentanta Potrzebującego, w szczególności danych identyfikacyjnych i kontaktowych (także w sytuacji potrzeby ochrony żywotnych interesów osoby, za którą reprezentant występuje),
  • nadawanie i przetwarzanie systemowych identyfikatorów, w związku z organizacją zbiorów danych,
• ochrona żywotnych interesów (art. 6 ust. 1 lit. d RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. c RODO) - więcej na ten temat zobacz podstawy prawne przetwarzania danych wskazane w sekcji 1.1. powyżej.

Okres przetwarzania, w tym przechowywania danych:

Czynności związane z tworzeniem, publikowaniem w Siepomaga.pl oraz aktualizowaniem opisów Zbiórek są częścią wykonania Porozumienia z Podopiecznym Fundacji, wobec tego okresy przetwarzania danych osobowych wskazane w sekcji 1.1. powyżej znajdują zastosowanie do danych osobowych przetwarzanych w tym zakresie.

Dane osobowe publicznie dostępne w Portalu w ramach Zbiórek na cele szczegółowe i na cele ogólne, obecnie są widoczne przez okres ich trwania, a także po zakończeniu, do czasu wycofania zgody. W przypadku śmierci Podopiecznego jego zbiórki widoczne są w Portalu w trybie in memoriam. Niemniej jednak dane osobowe objęte zakończoną Zbiórką, w przypadku gdy są one wykorzystywane do informowania opinii publicznej o działalności statutowej Fundacji, są przetwarzane w tym celu do czasu cofnięcia zgody, a w przypadku śmierci Podopiecznego - do czasu uwzględnienia przez Fundację sprzeciwu (zastrzeżeń) ze strony rodziny zmarłego Podopiecznego.

1.3. CEL: UDZIELANIE POMOCY ZGODNIE Z REGULAMINEM UDZIELANIA ŚWIADCZEŃ POMOCY SPOŁECZNEJ PRZEZ FUNDACJĘ SIEPOMAGA.

Prowadzenie zbiórki charytatywnej w związku z realizacją Porozumienia ma na celu udzielenie Pomocy Podopiecznemu Fundacji. Aby tego dokonać, konieczne jest m.in. przetwarzanie dokumentów takich jak faktury, rachunki, kosztorysy itd. zawierające m.in. dane osobowe, w tym informacje dotyczące leczenia Podopiecznego.

Kategorie osób, których dane przetwarzamy:

Podopieczni Fundacji,

Opiekunowie (przedstawiciele).

Podstawy prawne przetwarzania danych:

• wyraźna zgoda (art. 9 ust. 2 lit. a RODO) - w odniesieniu do danych osobowych dotyczących zdrowia Podopiecznego Fundacji;
• wykonanie Porozumienia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO):
  • przetwarzanie danych osobowych występującego w sprawie opiekuna Podopiecznego (dane kontaktowe, numer rachunku bankowego) w związku z wykonywaniem Porozumienia, również w sytuacji potrzeby ochrony żywotnych interesów osoby, za którą reprezentant występuje;
  • nadawanie i przetwarzanie systemowych identyfikatorów, w związku z organizacją zbiorów danych;
• ochrona żywotnych interesów (art. 6 ust. 1 lit. d RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. c RODO) - więcej na ten temat zobacz podstawy prawne przetwarzania danych wskazane w sekcji 1.1. powyżej.

Okres przetwarzania, w tym przechowywania danych:

Czynności związane z udzielaniem Pomocy przez Fundację są częścią wykonania Porozumienia z Podopiecznym Fundacji, wobec tego okresy przetwarzania danych osobowych wskazane w sekcji 1.1. powyżej znajdują zastosowanie do danych osobowych przetwarzanych w tym zakresie.

1.4. CEL: DOKUMENTOWANIE WYDATKóW NA CELE STATUTOWE FUNDACJI I ARCHIWIZOWANIE TEJ DOKUMENTACJI PRZEZ OKRESY WYMAGANE PRZEPISAMI PRAWA.

Dokumentujemy i archiwizujemy dane powiązane z poczynionymi wydatkami na cele statutowe Fundacji Siepomaga w ramach dokumentacji księgowo-podatkowej. Przetwarzane mogą być dane osobowe Podopiecznych i ich opiekunów (przedstawicieli) zawarte w treści dokumentów księgowych takich jak faktury, rachunki, kosztorysy, potwierdzenia dokonania transakcji itd., a także dane osobowe objęte treścią dokumentacji medycznej przekazanej Fundacji, w tym dane dotyczące zdrowia, celem możliwości wykazania zasadności poniesienia wydatków na cele statutowe.

Kategorie osób, których dane przetwarzamy:

Podopieczni Fundacji,

Opiekunowie (przedstawiciele).

Podstawy prawne przetwarzania danych:

• wypełnianie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), w związku z przepisami ordynacji podatkowej (np. art. 70 §1 tej ustawy), ustawy o rachunkowości (np. art. 74 ust. 2 tej ustawy), ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (np. art. 17 ust. 1 pkt 6c tej ustawy), ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (np. art. 30 ust. 1 tej ustawy) – przetwarzanie danych osobowych w zakresie zależnym m.in. od formy udzielanej Pomocy, np. danych identyfikacyjnych, numeru rachunku bankowego, danych z faktur, kosztorysów, danych i oświadczeń zawartych we wnioskach o przyznanie Comiesięcznego Wsparcia Siepomaga itd.;
• ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń (art. 9 ust. 2 lit. f RODO) - przetwarzanie danych osobowych dot. zdrowia Potrzebującego w celu wykazania udzielenia pomocy społecznej oraz jej zasadności.

Okres przetwarzania, w tym przechowywania danych:

Dane osobowe objęte dokumentami księgowymi są przechowywane przez okres wymagany przepisami ustawy o rachunkowości i ustaw podatkowych (5 pełnych lat + 1 rok).

1.5. CEL: OBSŁUGA WSZELKICH WNIOSKóW, ZAPYTAŃ, ODWOŁAŃ SKŁADANYCH PRZEZ POTRZEBUJĄCYCH LUB ZGŁASZAJĄCYCH LUB DOTYCZĄCYCH TAKICH OSóB. OBSŁUGA KOMUNIKACJI ZE ZGŁASZAJĄCYMI, POTRZEBUJĄCYMI I ICH OPIEKUNAMI.

Możesz kontaktować się z nami na różne sposoby, w szczególności za pośrednictwem Konta Potrzebującego, poczty elektronicznej (e-mail), chatu lub telefonicznie. Wówczas przetwarzamy dane osobowe objęte przedmiotem i treścią danego wniosku, zapytania, odwołania, a także dane osobowe zależne od formy kontaktu (np. adres e-mail, numer telefonu, informacje dostępne w profilu publicznym w mediach społecznościowych itd.).

Jeśli kontaktujesz się z nami drogą telefoniczną, informujemy Ciebie przed rozpoczęciem rozmowy telefonicznej, że będzie ona nagrywana oraz przekazujemy Tobie podstawowe informacje o przetwarzaniu Twoich danych. Szczegółowe informacje znajdziesz w Polityce prywatności Siepomaga.pl (zob. sekcję 4.13.).  

Kategorie osób, których dane przetwarzamy:

Osoby w trudnej sytuacji życiowej,

Podopieczni Fundacji,

Opiekunowie (przedstawiciele).

 

Podstawy prawne przetwarzania danych:

• podjęcie działań przed zawarciem Porozumienia, zawarcie i wykonanie Porozumienia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) - w odniesieniu do danych osobowych Osób w trudnej sytuacji życiowej/ Potrzebujących w związku z wnioskiem o udzielenie Pomocy/ zawartym Porozumieniem, a także w odniesieniu do danych osobowych powiązanych z Kontem w Portalu (np. rozpatrywanie odwołań, wniosków, zapytań). Podstawą przetwarzania jest również zgoda, o której mowa w art. 9 ust. 2 lit. a RODO, w przypadku, w którym przedmiot wniosków/ zapytań/ odwołań obejmuje dane osobowe dotyczące zdrowia Potrzebującego/Osoby w trudnej sytuacji życiowej;
• prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) - obsługa komunikacji, utrzymywanie relacji z osobami wchodzącymi w interakcje z Fundacją - w odniesieniu do danych osobowych opiekunów Potrzebujących (także w sytuacji potrzeby ochrony żywotnych interesów osoby, za którą reprezentant występuje), o ile dane te nie są przetwarzane na innej podstawie, np. w związku z prowadzeniem Konta w Siepomaga.pl, a także w odniesieniu do Osób w trudnej sytuacji życiowej/ Podopiecznych, jeżeli kontakt z Fundacją nie jest związany z wnioskiem o udzielenie Pomocy/ z zawartym Porozumieniem;
• zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) - w przypadku, w którym przedmiot wniosków/ zapytań/ odwołań obejmuje dane osobowe przetwarzane na podstawie zgody (np. wizerunek), a także gdy kontakt jest prowadzony w ramach rozmowy telefonicznej (zgoda na nagrywanie rozmowy), o ile treść rozmowy nie wiąże się z zawarciem lub realizacją umowy;
• ochrona żywotnych interesów (art. 6 ust. 1 lit. d RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. c RODO) - więcej na ten temat zobacz podstawy prawne przetwarzania danych wskazane w sekcji 1.1. powyżej.

Okres przetwarzania, w tym przechowywania danych:

Okres przechowywania danych osobowych przetwarzanych w ramach kontaktów z Fundacją może być zależny od przedmiotu zgłoszenia i kategorii osób, z którymi występuje komunikacja (zobacz okresy przetwarzania wskazane w ramach pozostałych celów przetwarzania).

Ponadto dane osobowe przetwarzane są przez czas zależny od wybranego rodzaju kontaktu. W przypadku:

a) korespondencji e-mail, kontaktowania się za pośrednictwem Konta Podopiecznego, kontaktowania się za pośrednictwem wiadomości prywatnych na portalach/ komunikatorach społecznościowych oraz w przypadku kontaktowania się za pośrednictwem chatu dostępnego w Portalu - zobacz informacje dot. okresu przetwarzania danych wskazane w polityce prywatności Siepomaga.pl sekcja 4.12 Obsługa korespondencji e-mail (kliknij tutaj).

b) kontaktowania się nami drogą telefoniczną - zobacz informacje dot. okresu przetwarzania danych wskazane w polityce prywatności Siepomaga.pl sekcja 4.13 Rozmowy telefoniczne z Fundacją Siepomaga (kliknij tutaj).

Niemniej dane osobowe przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu mogą być przetwarzane we wskazanym celu krócej, tj. w razie uwzględnienia przez Fundację wniesionego sprzeciwu.

1.6. CEL: ANALIZA DANYCH W CELU ZAPOBIEGANIA OSZUSTWOM ORAZ W CELU USTALENIA, CZY W DANYM PRZYPADKU DOSZŁO DO OSZUSTWA.

Analizujemy wybrane dane w celu zapobiegania oszustwom związanym np. z pobieraniem nienależnej pomocy społecznej, lub w celu ustalenia, czy w danym przypadku doszło do oszustwa.

Kategorie osób, których dane przetwarzamy:

Osoby w trudnej sytuacji życiowej,

Podopieczni Fundacji,

Opiekunowie (przedstawiciele).

 

Podstawy prawne przetwarzania danych:

• ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń, działania w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy (art. 9 ust. 2 lit. f RODO) – przetwarzanie danych osobowych dot. zdrowia Potrzebującego. Nadto przetwarzanie danych dot. zdrowia może być objęte dyspozycją obowiązującego przepisu prawa;
• prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): zapobieganie oszustwom oraz ustalanie, czy w danym przypadku doszło do oszustwa, poprzez niezbędne analizy i podejmowane w ich wyniku działania,
• wypełnianie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) - w odniesieniu do danych osobowych potrzebnych do udzielenia informacji organom ścigania w razie wystąpienia przez nich z uprawnionym żądaniem.

Okres przetwarzania, w tym przechowywania danych:

Okres przechowywania danych osobowych przetwarzanych w ramach wskazanego celu może być zależny od przedmiotu zdarzenia i wywołanej nim analizy, a także kategorii danych objętych tym zdarzeniem, a ewentualnie także od przebiegu dalszych działań np. podjętych przez organy ścigania.

Co do zasady okresy przetwarzania danych osobowych w tym celu odpowiadają okresom przetwarzania wskazanym w niniejszej informacji, przy czym w razie zaistnienia uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa, Fundacja może zdecydować o dalszym przetwarzaniu określonego zakresu danych osobowych potrzebnych do ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń lub do udzielania informacji organom ścigania w razie zaistnienia takiej konieczności.

Niemniej dane osobowe przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu mogą być przetwarzane we wskazanym celu krócej, tj. w razie uwzględnienia przez Fundację wniesionego sprzeciwu.

1.7. CEL: USTALANIE, DOCHODZENIE LUB OBRONA PRZED ROSZCZENIAMI, W SZCZEGóLNOŚCI WYNIKAJĄCYMI Z ZAWARTYCH POROZUMIEŃ LUB ZŁOŻONYCH WNIOSKóW.

Fundacja przetwarza dane osobowe i inne informacje na potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, w tym np. dane identyfikacyjne, kontaktowe oraz inne dane niezbędne do udowodnienia istnienia roszczenia lub rozmiarów poniesionej szkody, logi systemowe, adresy IP, identyfikatory. 

Kategorie osób, których dane przetwarzamy: przetwarzamy dane osobowe następujących osób fizycznych:

Osoby w trudnej sytuacji życiowej,

Podopieczni Fundacji,

Opiekunowie (przedstawiciele).

 

Podstawy prawne przetwarzania danych:

• ustalanie, dochodzenia lub obrona roszczeń (art. 9 ust. 2 lit. f RODO) - w odniesieniu do danych osobowych dotyczących zdrowia Potrzebującego, zwłaszcza, jeśli doszło do udzielenia przez Fundację Pomocy;
• prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) - ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń, a także możliwość wykazania w toku kontroli podatkowej, że doszło do udzielenia pomocy (świadczeń o charakterze pomocy społecznej).

Okres przetwarzania, w tym przechowywania danych:

Okresy przetwarzania danych osobowych przetwarzanych w celu ustalania, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami zawierają się w okresach wskazanych w niniejszej informacji i wynoszą co do zasady 6 pełnych lat kalendarzowych, przy czym rozpoczęcie biegu takiego okresu zależne jest od wystąpienia określonego zdarzenia inicjującego (zobacz informacje wskazane w pozostałych sekcjach powyżej). Okresy przechowywania określonych danych osobowych mogą zostać przedłużone w związku z prowadzonym, z inicjatywy administratora lub wobec niego, postępowaniem, a także w razie zaistnienia uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa (zobacz pkt 1.6. powyżej).

Niemniej dane osobowe przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu mogą być przetwarzane we wskazanym celu krócej, tj. w razie uwzględnienia przez Fundację wniesionego sprzeciwu.

2.  KATEGORIE ODBIORCóW DANYCH OSOBOWYCH

Fundacja przekazuje Twoje dane osobowe zarówno podmiotom świadczącym określone usługi na rzecz Fundacji, jak i, w określonym zakresie, w ramach publicznych profili Potrzebujących oraz publicznie dostępnych treści Zbiórek.

Jednym z podmiotów świadczących na rzecz Fundacji Siepomaga wyspecjalizowane usługi, któremu przekazujemy Twoje dane, jest Fundigic sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu. Podmiot ten zapewnia na rzecz Fundacji w szczególności usługi IT (w tym programistyczne oraz z zakresu cyberbezpieczeństwa), usługi z zakresu administracji biurowej, usługi rozliczeń, księgowe, a także usługi wsparcia dla użytkowników serwisu Siepomaga.pl, usługi projektowania i tworzenia materiałów graficznych (wykorzystywanych np. w opisach Zbiórek). Ponadto dane osobowe są przekazywane podmiotom, z których usług korzysta Fundigic sp. z o.o. w celu świadczenia usług na rzecz Fundacji, w szczególności w zakresie udostępniania narzędzi do komunikacji z użytkownikami (w tym wysyłki automatycznych SMS i e-maili, obsługi centrali telefonicznej, a także usług agregacji obsługi komunikacji), narzędzi do wewnętrznej komunikacji, narzędzi do organizacji pracy, zarządzania obiegiem dokumentów, dostawcy usług IT, w tym hostingu chmurowego oraz usług oprogramowania finansowo-księgowego.

Dane osobowe przekazywane są również podmiotom świadczącym na rzecz Fundacji usługi weryfikacji tożsamości i weryfikacji rachunku bankowego, elektronicznego podpisywania dokumentów, usługi kurierskie, usługi bankowe, usługi edytowania i obrabiania materiałów wideo (wykorzystywanych np. w opisach Zbiórek), dostawcom usług płatniczych, dostawcom narzędzi do sczytywania faktur, do obróbki graficznej, do powiadomień push. Mogą być również przekazywane kancelariom prawnym, podatkowym, fundacjom lub stowarzyszeniom.

Nasi dostawcy usług mają siedziby głównie w Polsce oraz w innych państwach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W przypadkach, w których korzystamy z usług podmiotów mających swą siedzibę poza EOG (np. USA), dbamy o odpowiedni stopień ochrony danych osobowych Użytkowników. Przykładowym sposobem zabezpieczenia są standardowe klauzule umowne. 

Więcej informacji na temat odbiorców danych osobowych znajdziesz tutaj.

3. DANE NIEPOZYSKANE OD CIEBIE (NP. OD PODMIOTóW TRZECICH)

W zależności od obranej metody weryfikacji tożsamości lub rachunku bankowego, możemy otrzymać Twoje określone dane osobowe od podmiotu świadczącego takie usługi na rzecz Fundacji  (często też we współpracy z bankami i Krajową Izbą Rozliczeniową).

Najczęściej będą to te same dane osobowe, które już nam podałaś/eś, np. w trakcie rejestracji, a ponadto możemy otrzymać np. Twój numer rachunku bankowego, obywatelstwo. W przypadku jednak braku zgodności podanych nam przez Ciebie danych z danymi zweryfikowanymi przez dostawcę usługi (np. za pośrednictwem mojeID), Fundacja może otrzymać także dane, które nie pokrywają się z tymi, które nam podałeś, a np. zawarte w danym systemie bankowym, w szczególności: numer PESEL, adres do korespondencji lub adres zameldowania, imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, a także określony liczbowo poziom zgodności weryfikacji.

Jeżeli rejestrujesz się lub logujesz do Konta Potrzebującego z wykorzystaniem zewnętrznej usługi uwierzytelniającej (np. Apple, Google, Facebook), wówczas przetwarzamy token udostępniany nam przez dostawcę takiej usługi, a także np. imię i nazwisko lub nazwę użytkownika, adres e-mail, wizerunek (zdjęcie profilowe w danej usłudze).

Nadto, aby prawidłowo przypisać środki przekazywane Fundacji na rzecz Potrzebującego Fundacja nadaje Potrzebującym odpowiednie identyfikatory, takie jak ID Potrzebującego, Identyfikator celu szczegółowego 1,5%, identyfikator stanowiący treść SMSa charytatywnego, a także indywidualny rachunek Podopiecznego. Fundacja również wewnętrznie organizuje zgromadzone zbiory danych i w celu ich uporządkowania oraz ułatwienia ich zlokalizowania poszczególnym dokumentom i informacjom nadaje identyfikatory (np. ID Porozumienia, ID faktury, identyfikator konta). Fundacja gromadzi też logi systemowe oraz adresy IP, a także unikalny identyfikator Twojego urządzenia, w przypadku gdy korzystasz z aplikacji mobilnej Moje Siepomaga.

Jeżeli jesteś Potrzebującym - rodzicem Potrzebującego dziecka, ale to nie Ty przekazałeś nam wniosek o udzielenie Pomocy, Twoje dane osobowe (takie jak imię, nazwisko, numer PESEL lub data urodzenia, numer telefonu) otrzymujemy od rodzica, który ten wniosek złożył.

4. INFORMACJA O WYMOGU PODANIA DANYCH

Podanie danych niezbędnych do zawarcia i realizacji Porozumienia jest dobrowolne, acz konieczne, aby Fundacja mogła podjąć działania zmierzające do jego zawarcia, a w dalszej kolejności do jego wykonania. Dane podane fakultatywnie mogą zwiększyć skuteczność zbiórek.

5. INFORMACJA O ZAUTOMATYZOWANYM PODEJMOWANIU DECYZJI

W związku z przetwarzaniem danych Fundacja nie podejmuje wobec Potrzebującego, Osoby w trudnej sytuacji życiowej ani wobec opiekunów (przedstawicieli) tych osób zautomatyzowanych decyzji.

6. POLITYKA PRYWATNOŚCI PORTALU SIEPOMAGA.PL

Kompleksowa informacja na temat zasad przetwarzania danych osobowych użytkowników portalu Siepomaga.pl, w tym Osób w trudnej sytuacji życiowej, Potrzebujących i ich opiekunów (przedstawicieli), jest objęta Polityką prywatności Siepomaga.pl, dostępną pod linkiem: https://www.siepomaga.pl/polityka-prywatnosci.